Zugegeben, mit dem Ausdrucken von E-Mails haben wir uns schon immer etwas schwer getan, aber wir verstehen durchaus den Reiz handschriftlicher Notizen. 100% digital sind also auch wir im Büro nicht. Aber wir brauchen definitiv kein Archiv voll mit Aktenschränken, uns reichen ein, zwei Ordner.
Was bedeutet digitales Büro für uns?
Zunächst heißt es für uns ein digitales Büro zu führen nicht, dass wir niemals etwas drucken, zugesendet bekommen oder abheften müssen. Wir möchten nur so absolut wenig wie möglich Papierkram aufbewahren müssen. Das bedeutet bei uns, dass beispielsweise die Kommunikation mit unserem Steuerberater ausschließlich digital abläuft, also per E-Mail und natürlich auch gelegentlich Videocalls. Alles, was es zu unterschreiben gibt, machen wir auch digital. Tatsächlich war es uns bereits bei der Auswahl des Steuerberaters ein Anliegen, dass das möglich sein muss. Sprich – auch die Dienstleister, mit denen ihr zusammenarbeitet, müssen da natürlich mitspielen. Also meinen wir mit digitalem Büro einfach nur so papierlos wie möglich.
Vorteile eines papierlosen Büros
Ein paar Vorteile liegen absolut auf der Hand, aber einige habt ihr vielleicht noch nicht bedacht. Am digitalen Office lieben wir vor allem:
- Wenig Platz für Aktenordner
Klar, wenn wenig Rechnungen in den Briefkasten flattern, muss man auch weniger abheften. Aber man sollte sich keiner Illusion hingeben. Bis Steuerbescheide nicht mehr auf Papier kommen, wird sicher noch etwas Zeit vergehen. Aber wenige Ordner sind definitiv besser als hunderte.
- Verfügbarkeit von Daten
Auch wenn eure Ordner schön kategorisiert und nach Datum sortiert sind – das suchen nach einem Dokument dauert dennoch meist länger, als wenn man diese schön sortiert in entsprechenden Tools oder der Cloud ablegt, die alle mit Suchfunktionen ausgestattet sind. Und was dabei für uns unfassbar wichtig ist, da wir kein festes Büro haben, sondern alle im Homeoffice arbeiten: Die Daten sind jederzeit und für jeden verfügbar und nicht an einem zentralen, physischen Ort gelagert. Man muss also nicht ins Büro fahren, wenn man nun die Rechnung XY von vor drei Monaten doch nochmal rausholen muss. Das alles resultiert in einer soliden Zeitersparnis und erhöhten Produktivität.
- Weniger Papiermüll
Wenn bei uns einmal im Monat der Drucker läuft, ist das schon viel. Wir drucken keine Rechnungen, Angebote, E-Mails oder Verträge aus, weil das von Beginn an bei uns digital läuft. Klar sind wir nur ein kleiner Fisch, aber wenn ich überlege wie viele Rechnungen wir über die Jahre digital verschickt und damit Papier gespart haben, das irgendwann mal in einem Papiermüll gelandet wäre, bin ich trotzdem happy. Jedes bisschen hilft.
Herausforderungen des papierlosen Arbeitens
- Datensicherheit
Die Behauptung, dass das papierlose Arbeiten automatisch sicherer wäre, halte ich ehrlich gesagt für Quatsch, zumindest für kleine bis mittlere Unternehmen. Mag sein, dass es bei großen Konzernen attraktiv wäre, tatsächlich einzubrechen und Akten zu stehlen, aber ich persönlich denke nicht, dass das häufig bei kleineren Firmen vorkommt. Was aber sehr wohl passiert, sind enorm viele Angriffsversuche, auch durch Bots. Wir sehen das natürlich bei den Webseiten unserer Kunden und so manch einer wundert sich wie viele abgewehrte Angriffe pro Tag wir verzeichnen. Die mögen nicht ernsthaft gefährlich sein, aber diverse Datenleaks der letzten Jahre sind durchaus ein Warnsignal, gut aufzupassen, wie man seine Daten sichert. Dafür bin ich nun wirklich kein Profi, aber um zumindest den eigenen Zugang zu Buchhaltungstools, Cloud-Services, etc. zu sichern, ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung eine gute Sache. Datensicherheit wäre da auf jeden Fall einen eigenen Beitrag wert.
- Ohne Internet und Strom geht nichts
Das ist für uns nicht wirklich eine neue Herausforderung, denn für uns gilt das für den kompletten Arbeitsalltag und ich denke bei vielen anderen Unternehmen auch. Ohne Strom liegt ohnehin fast alles brach und selbst vom Internet sind mehr als nur Werbeagenturen wie wir abhängig. Für besonders wichtige Dateien, die man immer parat haben sollte, gibt es beispielsweise bei der Microsoft OneDrive Cloud die Funktion gewisse Dateien immer auf den PC zu synchronisieren. Aber für mich gilt: Fällt das Internet aus, muss ich Urlaub machen, denn dann funktioniert hier nicht mal mein (VoIP) Telefon. Das hindert mich also keineswegs am papierlosen Büro.
- Aufbewahrungsfristen einhalten
Bei Rechnungen und Belegen müsst ihr natürlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einhalten, ob nun digital oder auf Papier. Für die digitale Variante lohnt es sich ein Buchhaltungstool zu wählen, dass diese GoBD-Konformität bieten kann, wir arbeiten da beispielsweise mit DATEV Unternehmen Online – nicht unbedingt das schönste Tool, aber einfach für den Steuerberater und bietet alle Möglichkeiten, die man für die digitale Buchführung benötigt. Die GoBD regeln übrigens nicht nur die Aufbewahrungsfristen, sondern auch wie die Dokumente archiviert werden, Änderungen müssen beispielsweise nachvollzogen werden können, etc.
- Alle an Board holen
Es ist nicht immer eine Altersfrage, manchen Mitarbeitern fällt es schlichtweg leichter rein digital zu arbeiten als anderen. Daher ist es essentiell alle bei so einer großen Veränderung mitzunehmen. Das fängt dabei an die Vorteile klar zu machen, alle notwendigen Ressourcen bereitzustellen und Schulungen anzustoßen. Als Führungskraft sollte man versuchen eine Vorbild-Funktion einzunehmen und nicht selbst dann wieder heimlich die E-Mails drucken. Feedback zu den Strategien einholen und diese dann ggf. auch anzupassen, sollte ebenso selbstverständlich sein. Wie bei jeder großen Veränderung, kann es hierbei sinnvoll sein sich im Changemanagement fortzubilden oder vielleicht sogar einen erfahrenen Change-Manager an Board zu holen.
Praktische Technologien für weniger Papierkram
- DMS (Dokumentenmanagement-Systeme) oder Cloud-Speicher
Beide Tools sind für die Aufbewahrung von Dokumenten zuständig, aber es gibt natürlich Unterschiede. Was ihr braucht, hängt von euren Anforderungen ab. Der Cloud-Speicher z.B. über Dropbox, OneDrive, iCloud ist eine einfache Möglichkeit Dateien in Ordner zu sortieren und für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen. Sie sind meistens simpel in der Einrichtung und intuitiv in der Bedienung. DMS dagegen können etwas anspruchsvoller im Setup sein, erfüllen aber über die einfach Ablage von Dokumenten hinaus noch weitere Zwecke. Auch hierüber kann die GoBD-konforme Ablage von Dokumenten stattfinden und häufig gibt es erweiterte Möglichkeiten die Dokumente zu katalogisieren. Dafür gibt es spezielle Anwendungen wie M-Files, tricoma oder auch Microsoft SharePoint.
- Buchhaltungstools
Rechnungen und Angebote schreiben wird deutlich erleichtern, wenn man das nicht einfach nur in Word macht und dann ausdruckt, sondern direkt in einem passenden Tool erstellt und am besten auch noch daraus verschickt. Hier solltet ihr nur wie oben erwähnt darauf achten, dass diese gleich auch GoBD-konform arbeiten, dann müsst ihr euch über die Aufbewahrungsfristen auch keine großen Sorgen mehr machen. Die Bandbreite ist hier riesig, von den DATEV-Anwendungen, über Lexware, SevDesk oder Papierkram.
- Digital Signieren
Ein Must-Have für das papierlose Office, denn mit digitalen Unterschriften ist das bekanntlich ja so eine Sache. Wann reichen diese aus, wann kann man eine digitale Signatur doch anfechten? Mit Tools wie DocuSign, FPSign oder AdobeSign gehören diese Sorgen der Vergangenheit an. Wichtige Unterschriften kann man sich so also wunderbar auch digital holen, ohne ellenlange Verträge ausdrucken, verschicken, unterschreiben und wieder zurückschicken zu müssen.
- Projektmanagementtools
Deadlines setzen, Aufgaben verwalten, vielleicht auch abrechenbare Stunden tracken. Projektmanagement-Tools helfen den Projektalltag in strukturierte Bahnen zu lenken. Hier können beispielsweise die Notizen aus Meetings erfasst werden, statt auf den Post-Its, die dann doch nur verloren gehen.
- Kommunikationstools
Nicht nur praktisch für papierlose Büros, sondern eigentlich für alle Büros, sind Kommunikationstools wie beispielsweise Slack oder Microsoft Teams. Konversationen können beispielsweise pro Projekt aufgeteilt werden und Personen markiert werden, für die Infos relevant sind. Damit entkommt man ein Stück weit dem E-Mail-Wust, in dem auch gerne mal Informationen verloren gehen. Dem schaffen diese Tools Abhilfe, indem man immer durchgängige Konversationen hat und beispielsweise auch wichtige Nachrichten anpinnen kann. Darüber hinaus gibt es natürlich noch deutlich mehr spannende Funktionen.
Fazit
Wir lieben das digitale Büro, nicht nur weil es uns produktiver macht, sondern auch die Freiheit ermöglich ohne ein Büro auszukommen. Als Agentur fällt es uns aber auch natürlicherweise leicht, Arbeitsprozesse digital abzubilden, das ist in anderen Branchen natürlich nicht ganz so einfach. Deswegen wird immer eine schrittweise Veränderung hin zum papierloseren Büro sein müssen, alles auf einmal geht nicht – allein weil uns da die Behörden einen Strich durch die Rechnung machen. Aber ich würde behaupten auch diese kommen dem immer wieder ein Stückchen näher.
Zuerst erschienen auf webskor.de
